Il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili ha diffuso un set aggiornato di Linee guida dedicate all’Organismo di Vigilanza, con l’obiettivo di supportarne in modo concreto l’attività quotidiana e garantire un’applicazione effettiva e coerente del Modello 231. Il documento integra indicazioni operative, criteri metodologici e best practice che recepiscono le evoluzioni normative e gli orientamenti più recenti della prassi e della giurisprudenza.
Le Linee guida ribadiscono il ruolo centrale dell’OdV nel sistema dei controlli interni e nella promozione di una cultura della legalità all’interno degli enti, evidenziando la necessità di strumenti che ne facilitino l’azione e ne uniformino l’approccio.
Nomina e requisiti dell’OdV
Vengono definiti in modo puntuale i requisiti essenziali del presidio: autonomia, indipendenza, onorabilità, professionalità e continuità operativa. Il documento offre indicazioni per la nomina, la durata e la cessazione dell’incarico, per la scelta tra composizione monocratica o collegiale, e per la determinazione del compenso, che deve essere proporzionato a rischi, compiti e responsabilità. Particolare attenzione è riservata al bilanciamento tra componenti interni ed esterni e alla prevenzione dei conflitti di interesse.
Funzioni e attività di vigilanza
Le Linee guida descrivono un modello di vigilanza strutturato, che comprende monitoraggio dei processi sensibili, verifica dei flussi informativi, analisi dei comportamenti e proposta di aggiornamenti del Modello. La vigilanza deve essere preventiva, diagnostica e correttiva, richiedendo un’adeguata programmazione delle attività, l’adozione di criteri di priorità e una tracciabilità completa delle verifiche. Sono inoltre specificati gli standard per la conduzione delle riunioni, la verbalizzazione e la gestione dei rapporti con organi sociali e funzioni di controllo.
Flussi informativi
Il sistema dei flussi informativi è identificato come uno degli assi portanti dell’attività dell’OdV. Devono essere strutturati, tempestivi, documentati e proporzionati ai rischi dell’ente. Le principali aree informative riguardano sicurezza sul lavoro, risorse umane, finanza, contenzioso, acquisti, certificazioni, internal audit e compliance. La mancata trasmissione dei flussi è qualificata come violazione disciplinare.
Whistleblowing
Alla luce del D.lgs. 24/2023, il documento definisce compiti e responsabilità dell’OdV nella gestione interna delle segnalazioni, con particolare riferimento ai criteri di trattamento, alla tutela della riservatezza e ai flussi informativi dedicati. È evidenziata la necessità di coordinamento con gli altri sistemi di controllo.
Coordinamento con le funzioni di compliance
Le Linee guida affrontano il tema dell’integrazione tra OdV e altri presidi di controllo, tra cui antiriciclaggio, anticorruzione, privacy, adeguati assetti, sicurezza, cyber security, intelligenza artificiale, ESG e tax control framework. Il documento incoraggia un modello di compliance integrata, evitando duplicazioni e sovrapposizioni.
OdV nei gruppi societari
Sono fornite indicazioni operative per la gestione del Modello 231 nei gruppi, con riferimento alla nomina dei membri, al coordinamento tra gli OdV delle diverse società, alla circolazione delle informazioni e alla coerenza dei sistemi di controllo.
